如何利用Google Docs进行协同文档编辑?

相比笨重的Mircrosoft Word,Google Docs无论在协同编辑、实时交流、文档共享上都要相对轻便、现代许多。如果你经常使用Microsoft Word进行「协同文档编辑」时,你会发现许多也不便的地方:

  • 需要不断的切换Word文档,进行复制粘贴,才能最终汇集成最终版的Word

  • 汇总的Word文档完成后,又需要通过邮件发送给小组各成员

  • 汇总的Word文档一有更新或者修改,又要邮件一一抄送给其他成员

  • 对于这份Word文档的修改讨论,常常需要在QQ和Word两个软件中来回的切换,大家无法对同一份文档进行「实时的」讨论与编辑;

然后Google Docs就是最佳的云端文档协同的解决方案。下面我们看看如何利用Google Docs进行“云端协同”。

1、新建Google Docs文档

登陆Google Drive官网,点击左上交的“创建”,新建一个Google Docs文档。

2、共享Google Docs文档

新建完Google Docs文档后,点击右上角的“共享”按钮。如何把团队成员加入到这个Google Docs文档的在线协同组,有两个方法:

  • 你可以在弹出窗口的“邀请人邮箱”处输入团队成员的邮箱,然后点击“共享并保存”,他们收到邮件确认后,就有权限和你一些在线协同编辑

  • 你也可以直接点击“共享并保存”后,把生成的Google Docs在线文档链接通过QQ等方式发给你的团队伙伴;

3、Google Docs在线协同编辑

团队成员点击Google Docs文档链接进入后,他们就可以和你一起进行实时协同编辑了,你们可以通过或右上角的“讨论”按钮进行实时聊天!

4、Q&A:更多关于Google Docs……

下面进入Google Docs的Q&A环节:

Google Docs的协同主要体现在什么地方?

  • 不同的编辑权限:建立完一个Google Docs文件后,你可以通过文档页面右上角的共享按钮,邀请团队的成员进行协同编辑,并且你可以为他们分配不同的权限,包括编辑权限、评论权限、查看权限

  • 实时的编辑状态跟踪:在Google Docs中,你能看到每个协作者目前的「光标输入位置」,当你鼠标移动到该定位光标上还可以看到这是属于哪位协作者,你还可以实时看到他正在输入什么文字,你是不是惊呆了

  • 文档内实时聊天:如果有成员正在与你同时进行文档编辑,点击Google Docs右上角的聊天按钮,你就可以像在QQ群一样实时与他们对话讨论。

Google Docs能满足我的文档编辑需求吗?

  • 这就是说,绝大多数人需要的就只是一个可以「打字」、「插表格」、「插入图片」,具备「基本大纲样式」的文字处理软件而已,这些Google Docs能轻松满足。

如何把Google Docs的文档发送给没有使用该软件的人,比如我的客户?

  • 在Google Drive的页面,勾选你需要下载的文件,顶部会弹出一个菜单栏,选择“更多”->“下载”,在弹出的“转换并下载”窗口中,选择“Microsoft Word”就可以下载.doc的文件了。

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