E46 ｜效率提升？你可能都在做无用功！看看这4个效率秘籍
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现在，职场10年，随之经验的增长，还有对工作效率的研究，对于工作效率有了更多不一样的理解。 比如：有些说多任务同时进行可以提升工作效率，但事实却恰恰相反。 再比如：做任何事情的SOP，最后的总结输出要比边做边输出要慢2倍以上。
所以接下来在视频中，我会跟你介绍被很多人误解和忽略，但却最有效的提升工作效率的方法。
哈喽大家好我是半撇，90后，创业者，闽南人，也是一个帮助超过1W+学员成转行加薪的职业培训老师，陪你一起在职场打怪升级。
在开始之前，我们先定义一下“工作效率”这个词。一般而言，高工作效率指的是“在较短的时间内完成更多的工作，并且保持高质量的工作成果”。这里有三个关键词：较短的时间、更多的工作、高质量。所以接下来围绕这三个关键点，我们来聊一聊如何提升工作效率。
1、万事“5S”
开始之前，我想让你看一下我每天最高频的一个动作。同事给了我一个写脚本的，我搜索完成这个任务的SOP烤成，跟SOP执行。
看到没有，定位的这个动作，在我的电脑上只需要5秒的时间。
这个是对我影响最大的工作思维，为什么这么说呢？我不知道你有没有感觉，工作中会接到一些复杂的任务，比如主持一场读书会，一开始琢磨了很久把事情搞定了，然后过一段时间没有做，这个月再开展，对于细节总是忘这忘那？
我的习惯就是：把握人生经历过的一切事情，都用5S的方式把他SOP化。
5S是指整理（SHIRI）、整顿（SEITON）、清扫（SEISO）、清洁（SEIKETSU）、素养（SHITSUKE）五个项目。它最初被提出，是针对办公桌的清洁、清扫，主要宗旨是维持办公区域的整洁有序，以提升在区域内的办公体验及工作效率。
但是我发现这个对于任何工作都太有用！我用我的自己日常做的新媒体运营工作为例。
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整理（Seiri）：把新媒体运营所有过程的每一步骤的知识库都变成文档，比如：账号创建、起名、设计头像、选题、制作封面等所有环节，注意：这个步骤把高频需要的和不需要的分开，你做知识库的时候，有时候把一些没有用的文档也加进来了，可以放到回收站。
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整顿（Seiton）：把文档按照一个执行顺序进行分组排序，比如流程文档、工具箱文档、常见问题的等分类，流程文档就是执行过程的教程，工具箱就是一些每天都会用的表格、模版，常见问题就是索引。
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清扫（Seiso）：目的是延续前两个“S”的结果，因为你的经验增加，比如今天发现了新的标题写作技巧，更新到SOP，某个知识过期了就下架。下架-演示视频.webm
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清洁（Seiketsu）：清洁的意思是每个人都按规定的要求执行。这是一个广泛的要求，要求每个人都遵守执行，让一个团队共同执行。如果其他人不维护现有的秩序，现有的管理成果将在短时间内丢失。靠个人的行为是不可能维持之前的“4S”的。只有集体维护才能维护整个办公室文件管理发挥真正的作用。
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素养（Shitsuke）：从根本上鼓励团队成员遵循整洁有序的工作环境和操作习惯，提高整体工作效率和质量，通过内部的绩效、比如每周迭代榜，来培养团队内部SOP的文化。
这个5S流程，一方面可以减少我们在工作中，浪费不必要的时间去找文件、翻物品；另一方面，对于重复的流程工作，就不需要从头再思考一遍整个过程，只需要按sop一步步“无脑”走下来即可，解放脑力。
通过5S原则将内容都整理好后，Windows推荐一个“wox”工具，Mac我推荐Alfred。
它不仅帮助你快速找到电脑中的文件，而且比如我的知识库是语雀，配置好了以后，我只需要快速的输入快捷键，就可以直接定位到语雀的知识库文档，不需要在打开语雀、搜索文档、点击连接，真正实现脑袋想什么，马上搜索定位什么。
2、空出“北极星”时间
以前我工作的时候，总是以完成越多的任务越好，比如1天如果只完成1个脚本，我自己会觉得产出不够多。如果除了脚本，我还可以完成一些5分钟以内的小事情，就会觉得1天的效率特别高。
但是很多时候，我会发现：我完成了大项目以后，我记不起来，手上有哪些小项目可以快速处理了，然后原本可以做事情的事情，却被迫停下来回忆。
这个时候，“北极星”时间就非常重要，也就是指用于规划、指导你行动的时间。
你需要在工作前给自己一段时间，去规划自己一天的工作。列好当天必做工作，并且标注优先级。这样在接下来的时间里，你就能够按照这份任务清单，有方向性地一个个往下做，而不是A任务做一会，又去处理B任务，心里同时在担忧C任务是不是不推进来不及了。又或者做完一个任务，又要停下来想一想：接下来做什么好呢？从而浪费了时间。
这里推荐使用的工具，同样是我之前的视频有提到的TAPD，这个适合团队使用，当然Teambition、Tower等等都可以，如果你自己使用手机上的提醒和代办软件也都可以。
我给大家看一下我的每日代办，其实最重要的就是：它可以将需要行动事项的所属分类、结束日期，优先级、当前状态都显示出来，每天只筛选显示当日需要完成的项目，按照优先级一个个往下做即可。
3、托付重复化工作
我们需要权衡自己的时间成本，对于一些对自己的成长无益，但又相当消耗你时间的重复化工作，可以托付给技术、他人去做。
你可能会想：这个钱我自己都能挣，干嘛让别人流进别人口袋呢？
不是这样的。如果按照工资来计算，你一个小时值30元。但把部分重复化工作托付出去，只需要20元/小时，甚至10元/小时，那这多出来的时间，你就可以去做别的事情，生产更多的价值。甚至用来自我成长，提升自己的单位价值，以后你就是50元/小时。
另一方面，不断地提升自己技能，找到更高效的处理事件的方法，也能大大节约你的时间成本。相关的提升平台，这里推荐 skillshare、coursera，都是大型的学习课程的平台。
4、贯彻“5秒法则”
美国著名的励志演说家梅尔.罗宾斯在她的著作《5秒法则》中提出了一个拒绝拖延的方法：当你决定做某事的时候，在心里倒数5、4、3、2、1，然后在这5秒钟内立刻做出行动，不要拖延。
神经科学家安东尼奥.达马西奥发现，人一天中95%的时间都是由感觉来决定的。也就是说，当我们决定做某事的时候，是感觉先行，而不是思考先行，我们大部分的行动依赖的是我们的感觉。
所以，当你早上排好了一天要做什么事情之后，当你疲惫了，或是看到更有诱惑的其他事情，开始动摇是否还要继续推进今天的任务时，不要想太多，在5秒内马上开始去做你已经规划好的事情，而不要被当下的感觉带跑。不断地强化、重复这个过程，也就是给自己的思维建立“动能”的过程。
当然，如果你每天给自己排的任务经常做不完，不要过度苛责自己，可以考虑是否任务安排、时间安排不合理，进行适当调整，循序渐进。只要心中保有“即时行动”的意识即可。