E66 ｜1天=72小时，我用7天搞了套神奇的人生管理系统

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从10年前，读大学开始我开始接触了一些时间管理的内容。合伙人、同事、朋友，很多都会用“高效”“执行力强”来形容我，也常有人问我：你怎么管理时间的？

过去，其实我内心一直觉得：时间根本不用管理，都是执行力太差的借口而已。

但是从结婚有了小孩子以后，多了很多的角色，突然发现原本我“人生管理系统”很难在平衡我的工作、副业、生活和家庭。

于是，我开始重读时间管理各种经典图书，然后用整整1周的时间，重新部署我的时间管理系统，我才发现：时间管理，用对了底层体系真的太重要了。

我是半撇，90后，创业者，闽南人，也是一个帮助超过1W+学员成转行加薪的和职业培训老师，陪你一起在职场升级打怪。

在这个视频里，我想跟你分享这个转变我整个职业生涯的时间管理方式。我会用我自己的真实案例，跟你介绍什么是 GTD 系统，以及如何使用优秀的免费的工具，部署一套属于你自己的人生管理系统。

你们知道什么是 GTD 吗？让我们开始吧！

1分钟了解GTD

GTD，即“Getting Things Done”，是由David Allen创立的时间管理和生产力提升方法。简单来说，GTD帮助我们更有效地处理日常生活和工作任务，从根本上改变处理事务的思维和行动策略。

这个系统包括5个部分：

收集（Capture）：把所有要做的事情，都统一放Inbox的收集箱。
澄清（Clarify）：对“Inbox”中的每个事项是否需要行动做判断。
组织（Organize）：把每个事项进行分类整理、设定日期。
反思（Reflect）：定期检查清单的事项跟实际情况是否一致。
参与（Engage）：把要做的事情做掉。

要使用GTD管理系统，你可以用传统的纸笔，或者手机自带的待办APP，或者第三方的滴答清单等都没有问题。由于我所有设备都是苹果，所以这个视频，我用系统自带的“提醒事项”作为工具案例。

步骤一：捕获（Capture）

首先，我会在在提醒事项中，新建一个叫做“Inbox”的收集箱清单，我会把我脑袋中想到的任务、灵感、想法放到这个地方。

以我自己为例，这个就是我一天下来收集到的待办事项（下面使用截图）：

系统学习物理学
扫描父母纸质病例扫描到Notion
制作旅行社品牌营销方案
理性消费是买了不告诉别人自己也觉得开心
构思2024年自己想做的B站视频选题
撰写每日工作日志
在京东购买宝宝的奶粉
某旅行小红书年度运营咨询合同盖章

在这个阶段，我有2个特别的心得：

语音创建：我很多灵感都是在开车听播客的时候产生的，听到一些有意思的观点，我会直接通过Siri人创建事项（Hey，Siri，帮我在创建标题为“撰写一条理性消费主题的朋友圈灵感”的提醒事项）。当然，如果你使用滴答清单，软件也有自带语音直接创建待办的功能。
转发创建：但我看到想看但是现在没时间系统看的内容，我就会把这些内容转发到提醒事项的“Inbox”，稍后阅读。

步骤二：澄清（Clarify）

“收集箱”是一个临时的存储点，我们不能让事项永远停留在这里。因此，我每天晚上睡觉前都会设定时间来“清理Inbox”。

这个澄清或者清理的环节是整个GTD系统的核心环节，它的目的是将收集箱（Inbox）中的每个事项清空，决定这一些事项具体要怎么处理。

GTD有一个系统的处理流程图：

审查每个事项：首先，问自己：“这是什么？”，然后确这一件事的本质和重要性。比如审视「系统学习物理学」任务，本质就是我看了一部跟物理相关电影后的鸡血而已，跟我并不相关。
决定是否“可行动”：其次，问自己：“这个事项需要采取行动吗？”

步骤三：组织（Organize）

那下一步组织（Organize），就是将事项放到合适的地方。其实很多时候澄清跟组织是一起完成的。

让我们再回顾一下，到这里，我们其实已经有了6个清单：

Inbox：收集箱
Referrence：参考资料清单
Someday/Maybe：可能清单
Projects：多个步骤才能完成的项目清单
Waiting For：需要等待别人的等待清单
Next Actions：1个步骤就可以完成的动作清单

但是因为当我在做 Next Actions 这个动作清单的时候，最大的限制条件就是所处的情境，比如我要拍摄视频，我得在办公室才有设备，所以我会把行动清单拆分成1个1个的情境，包括：

Home：在家才能做的动作清单
Office：在办公室才能做的动作情况
Mobile：有手机才能做的动作清单
Computer：有电脑才能做的动作清单
Errands：外出才能做的动作清单
Anwhere：不受任何限制都可以做的动作清单

“情境清单”你可以自己的需求调整，比如你不仅有家（Home），还有宿舍，你可以在我的基础上新增一个Dorm清单来代表你在宿舍可以做的事情。中英文都可以，因为GTD是英文，所以为了避免翻译歧义，我尽量使用原文。

回到我自己的案例，当我对Inbox的事情1条1条做了澄清以后，我会做这样的处理。

系统学习物理学：我直接删除，因为是一时兴起，不可行。
扫描父母纸质病例扫描到Notion：因为只有在家才能找到纸质病例，我会放到“Home”清单。
制作旅行社小红书品牌运营方案：属于多步骤项目，我会放入“Projects”清单。
理性消费是买了不告诉别人自己也觉得开心：这个不可行动，我会移动到“Reference”（参考资料）清单，未来可能作为朋友圈灵感的一部分。
构思2024年自己想做的B站视频选题：这个是任何时候都可以构思的，我会放到Anywhere清单。
撰写每日工作日志：这个需要有电脑才可以，我放入 Computer 清单。
在京东购买宝宝的奶粉：这个有手机就可以采购，我放入 Mobile 清单。
某旅行小红书年度运营咨询合同盖章：因为章放在办公室，我放入Office清单。

注意：

**只设定刚性截止时间：**在组织的步骤，如果任务有截止时间，也需要一并加上，比如每天的工作日志，我会设定每天22点前完成，并设定每个工作日自动重复。
项目一定要至少拆解出1个行动，比如“制作小红书品牌运营方案”这个项目很大，但是一开始是需要做阅读的，我会先拆解出至少1个动作，例如：在活动汪平台查看行业方案模版。

步骤四：反思（Reflect）

这个步骤简单来说就是：确保GTD系统中的事项始终是最新的，跟实际情况是一致的，你并且没有遗漏任何重要任务。

我自己会安排做每日和每周反思：

每日反思：我每天晚上睡觉前，都会花一些时间检查提醒事项的内容跟实际情况是一致的。比如日程调整了时间，提醒事项也要同步调整。
每周反思：每周我会花更多时间来回顾整个系统，包括：

步骤五：参与（Engage）

最后，就是实际执行任务的时候了。这是GTD流程中最直接的部分，但也需要战略性地安排任务，以提高效率和成效。

我自己有3个小技巧：

优先级排序：就是精力充沛去处理更困难的项目任务。
使用番茄工作法：为了提高专注力和效率，我在执行任务时使用番茄工作法。比如，写脚本时，我会设定使用Toggle的番茄时钟，专注于任务，然后在时间结束后休息。这帮助我保持专注，同时避免长时间劳累。

以上就是本期视频的全部内容，我想强调的是GTD方法的核心精神——效率和清晰。通过在苹果提醒事项中实施GTD的五个核心步骤：捕捉、澄清、组织、反思和行动。

每一天打开我的清单，就可以看到我每天，每周要做的事情；无论我在家、在公司或者其他特定的情境，我打开情境清单，就可以无脑的直接跟着清单一个一个去执行。而且我觉得最重要的是：找到时间和资源的掌控感。

GTD的真正魅力在于它的灵活性，你可以利用这个框架来搭建属于你自己的清单。比如GTD的情境清单中，有专门用来跟踪电话的Calls清单，但是我发现我电话很少，基本都是手机处理事情，所以我就Calls通话变成了手机才能处理的Mobile清单，只要在碎片时间，有手机，我就专注处理这个清单下的任务。