时间管理(1):我是如何做出一份科学的任务清单

华罗庚先生《统筹管理》中提到:想泡壶茶喝,当时的情况是——开水没有;水壶要洗,茶壶,茶杯要洗;火已生了,茶叶也有了。怎么办? 

  • 办法一:洗好水壶,灌上凉水,放在火上;在等待水开的时间里,洗茶壶、洗茶杯、拿茶叶;等水开了,泡茶喝

  • 办法二:先做好一些准备工作,洗水壶,洗茶壶茶杯,拿茶叶;一切就绪,灌水烧水;坐待水开了泡茶喝

  • 办法三:洗净水壶,灌上凉水,放在火上,坐待水开;水开了之后,急急忙忙找茶叶,洗茶壶茶杯,泡茶喝。

这是引子,但不是小事。到底怎么可以做出一份较为科学的任务清单呢?很多人要说:就算我列出了任务清单,可还是拖延,咋办啊……

说明你所罗列的不是行动,而是琐事,你百分百没理解何谓任务清单。下面我以招商部同事吴为例:

吴的任务清单:

  • 1、发给客户看的招商手

  • 2、更新老客户的组织架构

  • 3、发放资料U

  • 4、买一条丝巾

任务清单上所列之事应具有以下四特征:

 1、以动词为起句

首先要学会缩句。缩句特点无非就是:「动词+名词」。比如「吃+饭」。

现在我们来看吴的问题出在哪?第一句「发给客户看的招商手册」缩句后是:「招商+手册」,就不合理了;而第二条「更新老客户的组织架构表」,这个行动是否足够明确?对的,缩句后得到「更新+表」。凡是缩句后未以动词开头的任务,必定多不明晰行动流程。

缩句前:(请注意下列两幅图中的文字A-decent-list-of-tasks-01

缩句后吴正确的「任务清单」应该是这样的:

A-decent-list-of-tasks-02

 2、触发行动

每个任务你都可以逆序写出实现的前提,追溯到第一步。比如吴在「发送手册」任务触发的行动为:「发送招商手册」<-「电邮或快递发送」<-「手机渠道商联系方式」<-「送厂印刷」<-「找内容生产商」。也就是说触发了新行动。相反,如果吴只写琐事,必定拖延的。

A-decent-list-of-tasks-03

 3、结果画面

当你在写这份任务清单时就要有想象画面:完成任务时我的预期效果是什么。如「招生手册」任务的结果想象画面即是:该手册封面效果,折页多少,主题风格,配色方案,内容设置等。所以说前面的行动都应跟随任务结果,展开辐射式推进,直至完成。

 4、设定时限

从3个维度来设定任务完成的时间:

  • ### 行动可立即执行

比如吴更新老客户表,必须在3月3日搞定,期限就设置在3月3日,然后再去看当天是否安排了太多的事情,再根据轻重缓急作出调整。所以设定期限不是先看当天安排太多事便觉得算了,延迟吧。而是坚持以行动的重要性为原则来拟定期限。

  • ### 适当延长时限

对于初学者,你宁可将时限设置在预期时间的往后一两天,也不要等时限快到了才将其延迟,以便更能保证行动在时限内能够完成,为何做么做?主要是建立自己对时限的契约感,慢慢养成守约定的好习惯。

  • ### 触发批量行事的动机

对于买一条丝巾,已明确店家,符合可立即执行、时限可设定。此时办法如下:

  • 办法一:翻行程表查看哪天需出门办事,将期限设置到当天,并计划出门还能办其他哪些事

  • 办法二:翻看行程表看哪天最闲,就选定那天买。

  5、总结

现在我们简单地将任务清单的「四个特征」总结如下:

A-decent-list-of-tasks-04

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