远程协同:这3件武器帮助半撇私塾节省了80%的时间成本

Open BPteach 是半撇私塾新开的博客专栏,这个专栏中将会公开半撇私塾内部的工作方式,包括我们的博客是如何创作的、使用哪些工具来提高效率、如何进行课程研发等等内容。

我们相信:开放透明不仅可以让我们更高效地工作,更重要的是,它还能帮助用户和学员更好地理解我们的教育理念,这也就是 Open BPteach 的初衷。

Open BPteach 计划在未来逐步公开以下内容:

  • 半撇私塾内容创作中心:内容创作的工作流我们已经在「如何更极客地生产新媒体内容」中进行详细的介绍,你也可以直接查看我们实时更新的 内容创作开源面板 进一步了解。
  • 半撇私塾团队协同工具:这一部分内容将会在本文详细介绍,你会了解半撇私塾如何利用高效的工具进行协同工作。
  • 半撇私塾挑战生招募体系:在这一部分内容中,你将会了解半撇私塾教育挑战生的招募流程和筛选标准。
  • 半撇私塾内部培训体系:在这一部分内容中,你将会了解我们如何通过「课程」+「项目」+「反馈」等方式来帮助教育挑战生成为更全面的准职场人。
  • 半撇私塾课程满意度评价:在这一部分内容中,你将会看到实时更新、来自付费学员的课程满意度评价。
  • 半撇私塾薪酬体系:在这一部分内容中,你将会了解半撇私塾的薪酬公式和内部考核方式。
  • 半撇私塾课程定价体系:在这一部分内容中,你会了解到你向半撇私塾支付的学费分别花在哪些地方。
  • ……

半撇私塾一开始的时候,除了我和野子以外,团队的大部分成员都是通过远程进行协同工作的,所以在这个过程中工具就显得尤为重要。下面这张图是团队成员中远程工作(Remote)和本地工作(In-House)的比例。

半撇私塾团队构成

所以在今天的文章中,我将和你分享我们团队工作过程中 3 个非常重要的工具:Trello + Github + Bearychat。

在这之前先说说我们的工作流吧。在我们日常的工作中,「做事」的顺序常常是按照先「任务」后「文档」来进行的,「沟通」贯穿其中。比如:这个月公司接到了一项企业内训的「任务」,那么我会将这个「任务」拆解成「子任务」再分配给部门成员;这些子任务大多都是以「文档」的形式来完成的,比如:内训需求文档、课程培训脚本等等;如果做「任务」和写「文档」的过程中有任何问题,我们再通过「沟通」来及时解决。

所以在这种工作流中,「任务」「文档」「沟通」占据了非常核心的角色。对于「任务」管理,我们主要依靠 Trello 来完成,「文档」管理由 Github 来完成,最后的「沟通」则有 Bearychat 来完成。

接下来,我就以「半撇私塾博客」这个项目为例子,具体说说我们如何使用这 3 个工具。

TRELLO:任务协同与分配

如果你做过的内容管理,你应该知道保持团队内每一个人按时、按质、按量地输出文章,并不是一件容易的事情,但是 Trello 很好地把问题解决了。Trello 是我们所有工作的核心区域,每个任务都可以设置具体的负责人、截止日期、需要产出的事项等等,所以我们可以非常直观地看到 1 个任务从开始到结束整个流程的所有细节。

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在这个创作中心的 面板 中,从左到右的列表分别是:

  • Content Ideas:创作者如果有合适的选题都会以文章标题的形式,在该列表新建任务卡片。
  • Pipeline:创作者准备创作以后,就会 Content Ideas 中选择对应的选题到 Pipeline 列表,把创作的卡片分配给自己后,将选题陈述(选题简介+选题理由+创作提纲)等信息填充完毕,提交给主编审核。
  • In Progress:这是创作者正在现阶段正在撰写的文章,该阶段创作者会完成文章的初稿。
  • Editing:文章初稿撰写完毕后,该卡片就会从 In Progress 迁移到 Editing 列表,负责人会提出相关的修改意见。
  • Ready to Ship:创作者编辑完文章后,该卡片就会进入 Ready to Ship 列表,创作者需要为文章对应的发布时间。
  • Shipped:文章发布后卡片就会进入 Shipped 列表。
  • Updateds Needed:任何已发布的文章如果有用户评论、反馈相关的内容需求,需要根据用户需求迭代对应的文章内容,那么该卡片就会进入该列表。
  • User Requested Content:由用户提出的选题需求会单独放置在该列表中。

在我们使用 Trello 来管理写作任务的过程中,每一篇文章就是一个任务卡片,在这个任务卡片中,我可以跟踪到文章的灵感来源、初稿、终稿、各版本的反馈意见和发布渠道等等的细节。

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并且在每一个卡片任务中,我们都列出了完成这个任务所需要的各项「 Checklist」,比如撰写初稿、制作分辨图片等等,每完成一项就打上勾,然后拖动来下一个工作流列表即可。

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这样一来通过 Trello,新的成员可以清楚的知道完成一个写作任务需要经历哪些步骤,应该如何完成,编辑也可以快速的跟踪到每一个任务具体进展到什么程度。

GITHUB:团队文档协同

任务管理可以帮助我们确保每一项「任务」由确定的人、在确定的时间前、按照确定的标准完成,但是「任务」常常是以「文档」的形式完成的,比如你接到了一个写作「任务」,最后你需要交付的是一篇文章,这就是「文档」。而文档总是需要经历来回的自我修改和同行审阅才能最终确定,所以这个时候「版本跟踪」和「同行审阅」就变得尤其重要。

我们使用 Github 来完成文档的协同,虽然它常常被认为是用来协同代码的工具,但是它也是一个非常优秀的协同写作工具。在我们博客创作的过程中,Github 可以完成其他文档协同所不能完成的任务,包括:

  • 细致的版本跟踪:每一次创作者提交的修改,我们都可以知道它改了哪些地方,而且可以通过 Git 快速的回退到历史某一个版本,这些都是传统的文档工具无法比拟的。

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  • 逐句的同行审阅:当我们收到同事要审阅邀请时,我们可以直接在提交的页面上,对某个句子提交反馈,比如错别字或者内容结构,而且可以@相关人进行必要的辅助。

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虽然 Github 的学习成本相对比 Onedrive、Google Docs 等文档协同工具要高一些,但是一旦习惯了这个工作流,所节省的时间成本是非常惊人的。

BEARYCHAT:团队IM沟通

「任务」和「文档」协同解决了以后,一旦有什么及时的反馈,但是又不方便在「任务」或者「文档」页面直接留言怎么办呢?比如:「再发一次」、「没有看见」、「提交前记得自己检查一下错别字」这些需要及时反馈的信息,但是又不是非常重要的话语,我们就可以通过 IM 沟通工具来完成。

可能许多人会选择微信,但是我们更偏好 Bearychat,主要原因包括:

  • 聚合所有信息:Bearychat 有一个非常杀手级的功能就是聚合通知,比如微博有人关注了、Trello 有人评论了任务、Github 有人信提交了一个文档版本,这些信息都可以通过 Bearychat 的机器人直接在聊天组中进行通知,这样一来我们可以更集中的进行任务处理,这个是微信等其他IM工具无法实现的。

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  • 保存与检索:相对比微信,Bearychat 可以把所有的的信息保存起来,并且可以方便的在各个平台进行搜索,包括桌面客户端、移动客户端和网页端,这样即便卸载了软件,所有的记录还会被保存下来。

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下一步:未来计划的尝试

Open BPteach 的许多灵感也来源于 Buffer 在企业透明度上都有许多尝试。这些工作流当然只是我们自己的一些偏好,或许对于其他的团队来说不一定合适。

因为「足够懒」,所以我们一直在尽可能地把一切可以「标准化」的东西交付给工具来完成,所以除了「任务」和「文档」的协同管理外,我们还在寻找如何将 OKR 绩效体系、季度数据等都由工具来完成。比如对于季度营销数据,理想的情况是:每个季度 Google Analytics 都可以自动将所有的博客绘画数、最佳转化文章、最高浏览文章、注册用户数、付费用户数、流水情况全部自动生成一张 Google Sheet,然后又自动通知到 Bearychat 当中。

如果找到了,我一定会再和你分享!当然,如果你自己在团队协同管理上还有更好的工具和策略,我也非常期待你可以和我们分享!

最后用一句话来概括我自己工作的心得:做任何 1 件事情,应该要想着「如果我需要同时做好 100 件这样的事,我该怎么做?」

如果你认可我们的工作方式,也刚好是即将毕业的大学生,你可以申请成为我们的「教育挑战生」。

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