刚开始工作的时候,经常在进行某一个小项目的过程中被会各种各样的情况打断:

  • 要个PPT;
  • 改个Bug;
  • 开个小会;
  • 回个微信;
  • ……

每一天虽然也是工作8个小时,下班前看看自己的项目产出,又好像每一个小东西加起来半个小时就能做完了?所以工作了一整天时间到底花在了什么地方?

时间管理是一个意识到问题,然后在寻找到解决办法去不断测试、不断改进的过程

今天的自习室里面,我以新媒体自习室的内容为案例,分享自己在以Trello为核心的项目管理工作流。

为什么是Trello呢?接下来我们通过完整复现整个以Trello为中心,搭配IFTTT + Evernote + Pomello + ColdTurkey 四个效率工具的工作流以后,你就会感受到这个工具的强大之处了。

无论你是做什么类型的内容,图文,FM,视频节目,大项目或者小项目,总是需要经历从最初的选题到项目归档阶段,所以我把Trello的list分别命名为:

  1. idea | 选题库
  2. To do | 选题讨论
  3. Ding | 内容生产
  4. Done | 推送归档

1. 积累选题

选题的过程在Idea列表中实现。

新媒体自习室的选题是非常非常的随意的,比如我在最常逛的网站就是Product Hunt了,特别在Get Shit Done这个栏目,我常常在里面发现许多惊为天人的产品,如果有特别适合新媒体自习室的选题相关的文章、视频或者产品,当我把文章保存到Evernote的笔记本后,Trello的Idea的选题面板就会自动新建1个以这一篇文章命名的选题任务卡片了。

这一点通过可以通过IFTTT配置即可(见视频)。

2. 确定选题

有了大量的选题后,比如周一需要确定选题的时候就把某一个任务卡片拖拽到To Do列表中。这个阶段呢?我会把参考资料啊,选题意见啊等等东西都放在卡片的评论中,如果团队协同,这里也可以很方便的进行讨论。

3. 内容生产

如果选题不通过就拖拽回To Do列表,如果通过就拖拽到下一步的Doing的列表中。

为了更好的记录和专注于这一项任务工作,我会使用Pomello来跟踪我执行这一项任务的整个时间流,我就可以用番茄时间法开始工作了:

  • 每隔25分钟后它就会提示我休息一下;
  • 一个番茄时间内可以自动备注都做了什么,备注也会自动更新到Trello面板;
  • 我可以跟踪到每一天所完成的番茄时间数量;

这样一来,提高效率的目标就可以非常简单的设定为更高的番茄时间数字。

还有一点,有时候需要专心写作或者学习课程的时候,我就会用ColdTurkey把会让我分心的网页全部屏蔽掉,而且屏蔽的程度是非常彻底的:只要我设置了固定的屏蔽时间,我是无法卸载ColdTurkey软件的,而且即便重启,那些屏蔽的网页也无法打开。

4. 归档

内容生产完,发布上线以后,就可以拖动到Done做归档了,这个地方可以把相关的链接、配图都可以附带到项目里面,方便做以后的备查搜索。

当然这些功能只是Trello的冰山一角,你还可以通过实现邮件转发新建Card,把Evernote文档Onedrive文件Calendly预约服务、Mailchimp邮件营销等等应用集成到里面,大家可以自己在右侧菜单的PowerUps中自行探索。

对了,新媒体自习室的Trello项目面板全部开源,你可以点击阅读原文查看链接。